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Introduction

The Tuition Reimbursement and Advance-Service Agreement is designed to support employees in advancing their education and professional growth. This program reflects American Stone Company’s commitment to fostering skill development and career progression by offering financial assistance for job-related education. Eligible employees may access reimbursement or advance payments for tuition and associated costs, up to a maximum of $3,000 per year for full-time employees and $1,500 per year for part-time employees, based on program criteria and academic performance.

Participation in the program requires adherence to specific guidelines, including eligibility verification, approval processes, academic performance standards, and service commitments. Employees must complete and submit the Tuition Reimbursement Service Agreement and meet the outlined criteria to qualify for funding. By investing in your educational aspirations, we aim to strengthen your capabilities while enhancing the overall expertise within our workforce.

General Information

Employee Eligibility

• All regular full-time and regular part-time employees are eligible to apply after completing their introductory probationary period (generally three months, or as agreed with their supervisor).
• Full-time employees: Eligible for up to 100% of tuition and mandatory fees.
• Part-time employees: Eligible for up to 50% of tuition and mandatory fees.

School Eligibility

• Baccalaureate and graduate-level courses must be taken for academic credit through accredited colleges and universities.
• Certification programs must be taken at schools or organizations authorized by the certifying authority.

Course Eligibility

• Courses must be in a job-related professional discipline and provide knowledge and competencies applicable to the employee’s current role.
• Supervisor approval and certification of course relevance is required before reimbursement or advance approval.

Service Obligation

Employees who receive tuition reimbursement or advances agree to remain employed for at least 12 months following payment.

• If employment ends before 6 months, the entire advance must be repaid.
• If employment ends between 6 and 12 months, a prorated repayment is required.
• The prorated repayment is calculated as:

(Total Advance ÷ 12)×Months Not Worked

• Example: If you receive $2,500 and leave after 9 months, you must repay 25% ($625).
• As allowed by law, the company may deduct repayment obligations from the employee’s final paycheck.

Tuition and Fee Provisions

Maximum Reimbursement

• Full-time employees: Up to $3,000 per year.
• Part-time employees: Up to $1,500 per year.

Reimbursement by Grade

• Final grade A: Eligible for 100% of status payout.
• Final grade B: Eligible for 75% of status payout.
• Final grade C: Eligible for 50% of status payout.
• Final grade D or below: Ineligible.

Service Requirement Adjustment

• Fully employed 12 months after payout: Eligible for 100% of reimbursement.
• Fully employed 6–12 months after payout: Eligible for prorated reimbursement (50–99%).
• Fully employed less than 6 months: Ineligible; must repay full amount.

Payment Timeline

• Proof of satisfactory completion (final grade and proof of payment) must be submitted to HR within 30 days of course completion.
• Reimbursement or advance forgiveness will be processed with the next regular payroll cycle after all requirements are met.

Not Reimbursable

The following are not covered:

• Entrance exams, admission testing, or related preparation/review programs
• Application, transcript, registration, late registration, course waiver/challenge, or transfer fees.
• Books, tutoring, transportation, parking, housing, or equipment/kit costs
• Student activity, union, recreation, petition, development, foundation, or alumni fees
• Health coverage costs, thesis/dissertation typing, or similar fees
• Any tuition/fees already covered by scholarships, grants, Veterans’ benefits, or other financial aid
• Courses taken without prior approval or unrelated to job-related certification/education

Procedure

To apply for tuition reimbursement:

1. Meet with your manager to confirm eligibility and obtain pre-approval.
2. Complete and sign the Tuition Reimbursement Forms before beginning the course.
3. Provide evidence of registration and payment.
4. Submit your final grade report and proof of payment within 30 days of course completion.
5. Remain employed for the required service period to qualify for full reimbursement or advance forgiveness.

—en español—

Introducción

El Acuerdo de Reembolso y Anticipo de Matrícula está diseñado para apoyar a los empleados en el avance de su educación y crecimiento profesional. Este programa refleja el compromiso de American Stone Company con el desarrollo de habilidades y el progreso en la carrera, ofreciendo ayuda financiera para educación relacionada con el trabajo.

Los empleados elegibles pueden recibir reembolso o anticipos de pago de matrícula y costos asociados, hasta un máximo de $3,000 por año para empleados de tiempo completo y $1,500 por año para empleados de medio tiempo, según criterios del programa y desempeño académico.

Para participar, se deben cumplir requisitos de elegibilidad, procesos de aprobación, desempeño académico y compromisos de servicio. Los empleados deben completar y entregar el Acuerdo de Servicio de Reembolso de Matrícula para recibir el beneficio.

Información General

Elegibilidad del Empleado

• Todos los empleados regulares de tiempo completo o medio tiempo pueden aplicar después de terminar su periodo de prueba (generalmente tres meses, o según acuerdo con su supervisor).
• Tiempo completo: Hasta 100% de matrícula y cuotas obligatorias.
• Medio tiempo: Hasta 50% de matrícula y cuotas obligatorias.

Elegibilidad de la Escuela

• Cursos de licenciatura y posgrado deben ser tomados en universidades o colegios acreditados.
• Programas de certificación deben realizarse en instituciones autorizadas por la entidad certificadora.

Elegibilidad del Curso

• Los cursos deben estar relacionados con el trabajo y aportar conocimientos aplicables al puesto actual.
• El supervisor debe aprobar y certificar la relevancia del curso antes del reembolso o anticipo.

Compromiso de Servicio

Los empleados que reciban reembolso o anticipo de matrícula aceptan permanecer empleados por al menos 12 meses después del pago.

• Si la relación laboral termina antes de 6 meses, se debe devolver el 100% del anticipo.
• Si termina entre 6 y 12 meses, se debe devolver un porcentaje proporcional.
• Ejemplo: Si recibe $2,500 y deja la empresa después de 9 meses, deberá devolver el 25% ($625).
• Según lo permita la ley, la empresa puede deducir las cantidades adeudadas del último cheque de pago.

Provisiones de Matrícula y Cuotas

Reembolso Máximo

• Tiempo completo: Hasta $3,000 por año.
• Medio tiempo: Hasta $1,500 por año.

Reembolso por Calificación

• Calificación A: 100%
• Calificación B: 75%
• Calificación C: 50%
• Calificación D o menos: No elegible

Ajuste por Tiempo de Servicio

• Empleo continuo de 12 meses: 100% elegible.
• Empleo entre 6–12 meses: Reembolso proporcional (50–99%).
• Empleo menos de 6 meses: No elegible, se debe devolver el total.

Tiempo de Pago

• Se debe entregar comprobante de pago y calificación final a Recursos Humanos dentro de los 30 días posteriores a completar el curso.
• El reembolso o perdón del anticipo se procesa en la siguiente nómina regular.

No Reembolsable

No se cubren los siguientes gastos:

• Exámenes de admisión o preparación para exámenes
• Libros, tutorías, transporte, estacionamiento, vivienda o equipo
• Cuotas de inscripción, retraso, actividades estudiantiles, recreación, sindicato, salud o egresados
• Costos de tesis o disertación
• Cursos sin aprobación previa o que ya estén cubiertos por becas, ayudas, beneficios de veteranos, etc.

Procedimiento

Para solicitar el reembolso:

1. Reúnase con su supervisor para confirmar elegibilidad y obtener aprobación.
2. Complete y firme el Formulario y Acuerdo de Reembolso de Matrícula antes de iniciar el curso.
3. Entregue comprobante de inscripción y pago.
4. Entregue calificación final y comprobante de pago dentro de 30 días después de terminar el curso.
5. Cumpla con el periodo de servicio requerido para recibir el beneficio completo.

Puedes encontrar toda la información relevante, las políticas y los formularios requeridos en el documento “Información sobre el Reembolso de Matrícula, Política, Formularios”, adjunto en Fuentes Externas.